V první části tohoto článku jste si mohli přečíst, jaké důsledky může mít na rodinnou firmu nedostatek komunikace a nejasnost v rozdělení rolí a naopak jaké výhody s sebou nesou jasně rozdělené role a kvalitní komunikace, které jsou pro rodinnou firmu důležitější než neformálnost, o které se ve spojení s rodinnými firmami často hovoří. Podívejme se v této části článku na to, jak nastavení těchto pravidel dosáhnout.

Rodinná firma málokdy zapadá do standardních modelů

Pro corporate governance existují standardizované modely, ale v případě rodinných firem je s ohledem na zapojení „emočního a vztahového prvku“ vhodnější vždy najít řešení na míru, které bude respektovat specifika jak rodiny, tak rodinné firmy. Správa a řízení rodinné firmy by měla zohledňovat historii rodinné firmy, být v souladu s firemní, ale i rodinnou kulturou a jejími hodnotami a tyto také prosazovat a posilovat. V úvahu se také musí vzít stav a stadium vývoje, ve kterém se rodinná firma při nastavování pravidel zrovna nachází. Důležitým faktorem také je, jak moc se v současnosti rodinní příslušníci v podnikání firmy angažují. Roli také hraje dynamika vývoje rodiny a samozřejmě vztahy mezi jednotlivými členy.

Dobrým prvním krokem je zavedení pravidelného setkávání rodiny nebo vytvoření fóra či platformy, na které budou pracující členové rodiny moci komunikovat. Jak se firma rozvíjí a stává větší a složitější – často v druhé nebo třetí generaci – je dobré zavést orgány tzv. family business governance. Zapojení těchto „rad“ či „výborů“ zaměřených na různá témata pak může pomoci zapojení rodiny do řízení i v případě, že struktura firmy roste a stává se nepřehlednou a složitou. Nastavené procesy a pravidla se také samozřejmě mohou měnit s tím, jak se proměňuje rodina a firma samotná.

Rodinná ústava: Je to dobrý nápad?

Mnoho rodinných firem si sepisuje rodinnou ústavu. Je to dobrý nápad? Zkušenosti ukazují, že ano. Cílem takového dokumentu je zachytit základní principy, ideje a hodnoty, které rodina chce ve svém podnikání sledovat a naplňovat a zároveň stanovit základní pravidla fungování rodiny a rodinné firmy. V ústavě jsou také obvykle řešeny otázky zaměstnávání členů rodiny, principy nástupnictví, vlastnictví a vedení rodinné firmy.

Samotná struktura orgánů rodinné firmy pak má mnoho podob – od nastavení pravidelných rodinných setkání po založení více formální rodinné rady nebo obdobného orgánu. Ve velkých rodinách je obvykle potřeba zřídit ještě další výbory či rady, které mohou mít na starosti oblasti jako vzdělávání rodinných příslušníků, plánování zapojení nejmladší generace v rodině, komunikaci v rámci rodiny nebo plánování profesního postupu členů rodiny.

Pro nastavení procesů bude potřeba „tahoun“

Aby byla pravidla definována, orgány vytvořeny a potřebné dokumenty sepsány, je vhodné tímto pověřit důvěryhodného člena rodiny, ke kterému mají zapojení členové rodiny důvěru.

Tuto roli (s ohledem na citlivost a potřebu nezávislé osoby) také často zaujímá nezávislý odborník – facilitátor, který příslušníkům rodiny pomůže prodiskutovat citlivá témata, a to pokud možno neformálně, zároveň však strukturovaně a postupně rodině umožní si odpovědět na hlavní související otázky. Měl by jim také pomoci dosáhnout shody, co se týče záměrů o budoucím společném fungování a spolupráci.

Jak by měla rodina rozhodovat?

Rozhodnutí rodiny by měla být logická, smysluplná a spravedlivá. Ale zároveň by se k nim mělo dospět procesem, který budou členové rodiny vnímat jako férový. Výsledek takového férového procesu pak možná nebude vždy ideální pro toho, kterého člena rodiny, ale rodina jako celek bude mít pocit, že věci skutečně ovlivňuje a že je rozhodnutí v jejích rukou. Nastavením a dodržováním férového a spravedlivého procesu tak bude velmi umenšeno riziko jakéhokoli osobního konfliktu, který by z rozhodnutí jinak mohl pramenit.

Rodinná firma by při budování své family business a corporate governance měla sledovat především tyto cíle:

– Definování vize a hodnot rodinné firmy
– Nastavení firemní politiky ohledně citlivých témat
– Zavedení fór a platforem pro komunikaci
– Nastavení férového procesu, který při rozhodování dá prostor všem příbuzným
– Nastavení pravidel a postupů pro řešení konfliktů
– Příprava postupu, jak do firmy zapojit nejmladší generaci
– Stanovení hranice mezi vlastnictvím a výkonným řízením firmy
– Nastavení vzdělávání rodinných příslušníků

Když se povede family business governance nastavit, je možné, že to nejdůležitější už máte za sebou

Správa rodinné firmy založená na pravidlech a jasně nastaveném rámci je nejlepším předchůdcem osobních sporů a rozbrojů, které mohou v rodině nastat a které mají nepříznivý dopad na podnikání. Dobré řízení a správa vedou k posílení spolupráce uvnitř rodiny a vyjasnění vztahů. V rodině je pak možné dosáhnout vyššího stupně vzájemné důvěry, kdy všichni vědí, co se jak řeší a kdo je za co zodpovědný.

Velmi zajímavý je poznatek a zkušenost mnoha podnikatelských rodin, že vlastní proces nastavování pravidel správy a řízení rodinné firmy je významnější než samotná pravidla a rámec, ke kterému se dospěje. Diskuze, výměna názorů a nalezení konsenzu uvnitř rodiny jsou totiž mnohdy to hlavní, co v rodinné firmě i v rodině samotné dosud chybělo.