Koncepce rodinného řízení firmy s sebou nese kromě mnoha pozitiv i zjevná úskalí. Jedním z nich je skutečnost, že podnikatelé často nejsou s to odlišit záležitosti byznysu od záležitostí čistě rodinných. Obzvláště v případě firem, kde se do podnikání zapojuje větší počet členů rodiny, může být fungování firmy zatěžováno rodinnými spory a zbytečnými emocemi, které mohou negativně ovlivňovat podnikatelská rozhodnutí a kromě nabourání rodinného prostředí mohou ve výsledku vést i k rozkolu ve firmě.

Ve Španělsku, kde rodinné podnikání dlouhodobě kvete, se často jako prevence proti výše uvedenému problému využívá institut rodinného protokolu. V mezinárodní praxi se nejedná o žádné novum. Rodinné protokoly, ve kterých si firmy stanoví základní pravidla fungování a hodnoty, z nichž budou při svém podnikání vycházet, se uzavírají napříč jednotlivými státy. Jejich účelem je zejména vyjasnění vztahů mezi rodinou, firmou a jejími vlastníky, stanovení hranice obou oblastí a příprava vhodného prostředí pro úspěšné předání rodinné firmy další generaci.

Španělsko však tento institut pozvedá na další úroveň. Rodinný protokol zde nepředstavuje pouhý neformální dokument, jehož váha by tkvěla v morální závaznosti, jako tomu bývá v praxích ostatních států. Španělé jej chápou jako klasickou soukromoprávní smlouvu, právní akt, z něhož jsou signatáři právně zavázáni a na základě něhož jim v krajním případě může vzniknout i právní odpovědnost. Význam rodinného protokolu kvituje i španělský zákonodárce, když zavádí pro obchodní společnosti (vyjma těch obchodujících na kapitálovém trhu) zcela dobrovolnou možnost, aby zveřejnily svůj rodinný protokol v obchodním rejstříku, a tímto způsobem poskytuje rodinnému protokolu obchodních korporací určitou formu veřejnoprávní ochrany.

A jak takový dokument vypadá? S trochou nadsázky lze říci, že kolik firem, tolik rodinných protokolů. Jeho podoba se liší podnik od podniku, obsah se odvíjí od konkrétních potřeb každého jednotlivého podnikatele. Zákon nestanoví žádné obligatorní obsahové náležitosti ani požadavky na formu. Naopak výslovně uvádí, že obsah rodinného protokolu je tvořen v rámci firemní autonomie. I samotné sepsání či nesepsání tohoto dokumentu závisí na svobodném rozhodnutí společnosti, resp. rodinných příslušníků. Smluvními stranami jsou zpravidla rodinní příslušníci podnikající společně, mohou však jimi být i třetí osoby, působící ve firmě.

Přes výše uvedené se španělská právní teorie uchyluje k určité obecné klasifikaci obsahových prvků rodinného protokolu, když namítá, že stejně jako v právním řádu každého státu i v rodinném protokolu firmy můžeme zpravidla rozlišit normy spíše morální (obecné základní principy) a ostatní konkrétnější právní pravidla. Zejména ty druhé jmenované by neměly být opomíjeny, neboť bez závazných pravidel představují obecné hodnoty a zásady jen prázdnou nevymahatelnou proklamaci.

Praxe španělských rodinných protokolů jde tedy co do obsahu poměrně daleko. Zcela běžně zde rodinný protokol zahrnuje naprosto konkrétní ustanovení stanovující například pravidla o rozdělování dividend či mzdovou politiku, ustanovení myslící na případy rozvodu rodinných příslušníků či úmrtí členů rodiny, upravující způsoby jednání společnosti atd. Madridská asociace rodinného podnikání uvádí, že úspěšný rodinný protokol by měl zahrnovat následující kapitoly: Rodina, Historie firmy, Hodnoty firmy a rodiny, Řídící orgány firmy, Vstup do rodinné firmy, Odměňování a majetek, Uzavírání manželství, Testamentární a nástupnická politika a Jednání společnosti. Důraz je přitom kladen zejména na předposlední kapitolu, jež má myslet na situace, které v budoucnu teprve nastanou, a tedy předcházet možným budoucím sporům. Mimořádně podstatné jsou potom ustanovení o pravidlech pro případ úmrtí vedoucího podnikatele – má být připravena půda pro hladké předání společnosti následující generaci.

Rodinný protokol, jak jej zná španělský podnikatel, je významným pomocníkem oběma stranám, jak firmě, tak rodině. Představuje návod pro každodenní fungování firmy a jakési ulehčení pro rodinný život – vše je pro jednou dohodnuto kdesi v dokumentu a rodinné vztahy mohou být oproštěny od případných neshod a dohadů. Rodinný protokol ve španělském pojetí by mohl být inspirací i pro české podnikatele. České soukromé právo smluvním stranám umožňuje sjednat smlouvu v zákoně neupravenou, a tedy pokud by byly splněny všechny obecné podmínky vzniku smlouvy, jako je požadavek na shodu vůle stran, existenci normativního obsahu smlouvy a neexistenci rozporu se zákonem, rodinný protokol by mohl být posuzován jako závazná soukromoprávní smlouva i v českém právním prostředí.